Если ваша компания грузовладелец или экспедитор, то вам нужно знать, где находятся грузы, грузы за сохранность и своевременную доставку вы отвечаете. Следующие 5 способов позволят вам значительно снизить трудозатраты на выполнение этой работы
1. Сформируйте информационное поле, где можно посмотреть текущее местоположение груза
Многие недооценивают значение скорости доступа к информации. Создайте информационное поле: белую доску на стене, лист Excel с общим доступом, простую базу Access или другую сетевую программу. Вы и ваши коллеги будете отмечать и видеть местоположение грузов. Это позволит вам быть спокойнее, а также быстрее отвечать на вопросы – «где груз?». Важно, чтобы был быстрый доступ. Чтобы это было БЫСТРО!
2. Обяжите перевозчиков регулярно предоставлять вам дислокацию грузов
Путь ваши перевозчики сами предоставляют вам информацию о местоположении груза. Обяжите их делать это через приложение к договору или через специальный пункт в заявке. Путь они тратят время на сбор этой информации. Не Вы пишите им мейлы и звоните по телефону – они сами присылают вам сведения. Работайте с НАДЕЖНЫМИ партнерами.
3. Унифицируйте формат данных о дислокации
Если у вас много подрядчиков и много грузов, на ручной разбор присылаемых сведений уходит много сил, то вам давно пора сделать это! Предоставьте подрядчикам вашу форму для сведений о грузах. Тогда вам не нужно будет привыкать к разным форматам таблиц или разбираться в текстовых сообщениях. Сделайте такой формат, чтобы вам было УДОБНО.
4. Импортируйте дислокацию автоматически
Обратитесь к вашим программистам – они напишут программу обработки писем e-mail или электронных таблиц Excel. Программа будет обрабатывать поступающую информацию и обновлять базу данных. Помимо этого, программа может выделять грузы, по которым нет свежей дислокации, которые опаздывают или перестали двигаться. Сократите ручной труд, чтобы РАНЬШЕ узнать о возможных проблемах.
5. Предоставьте агентам возможность вводить сведения через web
Ваши партнеры на таможне, на складе, на станции, в порту работаю с вашими грузами. Предоставьте имудобный сайт, где, введя имя и пароль, они увидят ваши грузы, по которым нужно их участие. Там же они смогут и ввести актуальную информацию по этим грузам. Лояльностьваших агентов повысится, а вы быстро получите достоверную информацию.
Были ли вам полезны эти подсказки, а как вы сокращаете затраты на отслеживание грузов?
