Система АльфаКИТ

Работая с обширной клиентурой и еще большим количеством поставщиков отдельных транспортных услуг, логистическому предприятию необходимо внутри себя иметь четкие ответы:

с какими предприятиями мы еще ведем переговоры о сотрудничестве
кто является активным клиентом
какие компании перестали обращаться за нашими услугами
какой клиент допустил просрочку платежа
и какие компании составляют черный список.

Помимо группировки контрагентов по статусу активности, необходимо иметь возможность получить списки компаний по любым видам заранее определенных групп: по региону оказания услуг, по виду груза, по отрасли, по частоте перевозок, по бюджету, по типу транспортных средств и другие необходимые вам группировки.

Все эти возможности, особенно актуальные в период кризисных перемен, есть в системе АльфаКИТ.

Клиентский процесс в системе АльфаКИТ

При создании карточки нового контрагента (клиента или поставщика услуги), система автоматически присваивает этому контрагенту статус Потенциальный. Это значит, что с данной компанией мы ведем переговоры о сотрудничестве. На этом этапе куратор компании собирает всю необходимую информацию: фактический и юридический адрес компании, ее регистрационные документы, телефоны, имена и даты рождения должностных лиц, географию и частоту перевозок, виды грузов, сезонность грузопотока. Разумно также просмотреть отзывы о работе с компанией в интернете. Всю эту информацию можно сохранить в карточке компании — в централизованной базе данных. Информация такого рода является несомненной собственностью транспортной компании, автоматизация и использование базы данных позволяет эту собственность организовать и сохранить. Система разграничения прав доступа не позволит ненадежному сотруднику эту информацию унести или удалить. Потенциальным компаниям можно назначить рейтинг внимания. Рейтинг внимания отражает, насколько эта компания важна нам как клиент, насколько близко она находится к заключению договора.

У процесса проведения переговоров возможны три исхода:

С клиентом (или перевозчиком) заключен договор — компании назначается статус Активный
Проведение переговоров с клиентом не привело к началу делового сотрудничества — тогда компанию необходимо перевести в архив Потенциальных.
Изучение деловой репутации контрагента показало, что это ненадежный контрагент — компании назначается статус Запрещенный. контрагент может быть ненадежным по массе причин: размещает пустые заказы на перевозку, задерживает платежи, причастен к криминальным структурам. Такую информацию обычно можно получить просто и бесплатно, либо за небольшие деньги. Проверка такого рода позволяет уберечь бизнес от значительных потерь в будущем.

Архив потенциальных клиентов

Перевод клиента в группу Архив потенциальных исключает его карточку из списка текущих потенциальных компаний, и переводит карточку компании в специальных список — архив потенциальных компаний. Это позволяет клиентским менеджерам концентрироваться на «горячих» потенциальных компаниях и не держать в памяти название клиентов, переговоры с которыми пока не дали результата. Но Архив потенциальных клиентов не является списком забракованных клиентов — менеджер по продажам всегда может вернуться к проведению переговоров с такой компанией. А вся собранная ранее информация и история переговоров сохраниться в карточке компании. Более того, менеджер может запланировать переговоры на будущее, и программа отобразит такие переговоры в календаре и напомнит сотруднику заранее.

Это позволит капитализировать инвестиции, сделанные ранее в отношения с клиентом. История переговоров с клиентом не потеряется даже с уходом сотрудника, если она была сохранена в базе данных программы АльфаКИТ.

Активные клиенты

Активные клиенты — это компании, которые допущены к бизнесу. Это клиенты, от которых можно принимать и исполнять заявки на грузоперевозку, транспортировку, поставку продукции. Активным клиентам может быть назначен рейтинг внимания, обозначающий важность данного клиента для нас. Обычно рейтинг внимания связан с уровнем сервиса, оказываемым клиенту.

Также активным клиентам может быть назначен кредитный лимит. Программа будет проверять, чтобы сумма неоплаченных счетов данного клиента и стоимость новых заказанных услуг не превысила заданный этому клиенту кредитный лимит. Кредитный лимит задается в базовой валюте и определяет максимальную сумму на которую мы готовы кредитовать нашего клиента услугами грузоперевозки и поставки продукции. Если включить опцию контроля кредитного лимита, то программа будет требовать специального разрешения на прием заявок при превышении лимита. Также в представлении Кредитные лимиты программа отображает суммы назначенного кредитного лимита наработанной общей, фактурированной и просроченной дебиторской задолженности по каждому клиенту.

Программа покажет кредитный лимит и состояние дебиторской задолженности по каждому клиенту

Если за прошедшие 2 месяца активный клиент не разместил ни одного заказа, то программа автоматически переведет клиента статус Пассивный. Пассивные клиенты отображаются в отдельном представлении. В карточке каждого такого клиента содержится информация когда и кем клиент был переведен в статус Активный и когда программа перевела его в статус Пассивный. Эта группа клиентов — конечно, помимо активных клиентов — является самым ценным активом предприятия грузоперевозок. Это клиенты, которые уже работали и поэтому лояльны вам. Это те люди, которые уже доверили вам груз. Это те, кто расскажет вам, что было хорошо и что им не понравилось в работе с вами. Зачастую, пассивных клиентов гораздо проще и дешевле вернуть в бизнес, чем привлечь новых клиентов.

Клиент, разместивший заказ, также может допустить просрочку в оплате счета. Через несколько дней после того, как клиент не оплатил счет в срок, программа переведет его в статус Временно-запрещенный. При приеме еще одного заказа на грузоперевозку от такого клиента программа, как и в случае с кредитным лимитом, будет требовать специального разрешения. Временно-запрещенные компании представлены в специальном списке «Стоп-лист».

После оплаты всех просроченных счетов программа не переводит клиента в статус Активный автоматически. Нарушение сроков оплаты — это прецедент, после которого необходимо принять административные решения:

изменить срок перевода данного клиента во временно запрещенный. Например вы клиенту доверяете, но у него изменились финансовые условия. Вы договорились считать допустимой просрочку оплаты счета в 25 дней.
снизить кредитный лимит. В качестве меры по снижению риска неплатежей данного клиента вы снижаете кредитный лимит. Эта мера будет привлекать внимание менеджера и клиента к своевременной оплате счетов, а также запрос на специальное разрешение в случае превышения кредитного лимита обратит внимание директора на ситуацию с данным клиентов
самая жесткая мера — перевести клиента в Запрещенные. Если клиент неоднократно допускал просрочку, положение его компании ухудшается то разумной мерой может быть отказ от сотрудничества по крайней мере на период, пока ситуация у партнера не улучшиться или хотя бы стабилизируется.